Качественное онлайн-мероприятие: это как?

Даже если люди запишутся на ваше мероприятие, это не означает их участие в нём или готовность досидеть до конца. Они могут уйти в любой момент: один клик мышки, одно движение глаз – и человек не с вами. Причины: появились более важные дела, информационная пресыщенность, усталость, плохая организация события.

Поэтому к онлайн мероприятию предъявляются более высокие требования с точки зрения вовлечения и удержания внимания. Это касается не только работы ведущего и спикеров. В эти процессы включена вся команда, весь процесс организации и проведения мероприятия.

Из своего опыта мы сделали выводы относительно предпочтений участников, какой онлайн-ивент они посчитают качественным. Ниже рекомендации для организаторов. Для удобства мы разделили их по традиционной схеме: до, во время и после мероприятия.

ДО СОБЫТИЯ

Понятный, заметный и краткий анонс события. Он отвечает на вопросы: Что? Когда? Где? будет происходить. Как стать участником? Сколько это стоит? Каков «сухой остаток»?

Обозначьте организационные моменты. Степень необходимой включенности участника (можно ли будет что-то делать параллельно или организаторы ждут полной включенности). Можно ли и на каких условиях получить запись после мероприятия? Нужно ли как-то заранее готовиться к участию (самостоятельно или организаторы предоставят материалы, в т.ч. с доставкой на дом)? Как и когда следует зарегистрироваться на событие (будьте здесь проще!) Когда участнику пришлют ссылку и как напомнят о скором начале?

Важно дать участнику возможность предварительно «погрузиться в событие». Своеобразный «пробник события». Можно познакомить его с экспертами, предложить пройти тест или короткую интерактивную игру, сформулировать и прислать заранее волнующие вопросы, показать видео-ролики с прошлых мероприятий или отзывы участников.

В ПРОЦЕССЕ

Не держите людей долго «в прихожей», если вы проводите мероприятие, например, в zoom. Выделите достаточно администраторов, которые будут впускать участников на событие, пока другие занимаются отладкой звука и картинки.

Создаем ощущение привычного офлайн-события. В помощь – музыкальное оформление, отдельные zoom-комнаты и каналы мероприятия, обмен материалами по ссылкам, интерактив с участниками, вопросы из зала, шутки и неформальное общение, перерывы на кофе (возможно с доставкой еды от партнеров участникам).

Жёстко регулируйте тайминг, зрители должны быть уверены в начале и завершении того или иного этапа события.

Нарежьте «ваш пирог» на части, чтобы его было удобно есть. Дневной формат должен иметь перерывы. Длинное мероприятие можно превратить в серию коротких сессий.

Разнообразьте визуальный контент, чтобы внимание зрителей не рассеивалось. Это могут быть разные ракурсы выступающих, заставки, анимация, демонстрация презентации, онлайн-стены с изображениями участников.

Заранее посмотрите, как выступают ваши спикеры, и расставьте их очередность не только с точки зрения содержания, но и с учетом их энергетики и кривой внимания аудитории.

ПОСЛЕ СОБЫТИЯ

Поддержите коммуникацию, создайте «послевкусие». Только не тяните с этим! В идеале – в течение пары дней после события. Письмо с благодарностью за участие, сувениры (если бюджет позволяет). Если предусматривалась активность, то направьте отдельным зрителям сертификаты или подарки от партнеров. Всем участникам рекомендуется прислать презентации, резюме, чек-листы, ссылки и другие материалы, позволяющие усилить полезность мероприятия. На своем сайте вы можете выложить текстовую расшифровку выступлений спикеров, дав на него ссылку. Отправьте материалы даже тем, кто зарегистрировался, но не пришел.

Если есть возможность, организуйте пространство для ответов спикеров на вопросы после мероприятия. Пусть это будет даже какое-то короткое время. Для участников – это жест лояльности, для вас – дополнительный контент и крючок внимания.

Оценочная анкеты тоже может стать точкой контакта. Но опять же оперативная и не перегруженная вопросами.

СУХОЙ ОСТАТОК

Качество мероприятия можно оценить по реакции участников. Отлично, если они:

• четко понимают, что получили в результате участия,

• осознают, что время потрачено не зря,

• хотят повторить в ближайшее возможное время,

• выделяют вас в конкуренции с другими событиями и своими задачами.